Plik cookie to niewielki plik zapisywany przez przeglądarkę na Twoim komputerze. Dzięki niemu strona może rozpoznać Twoje urządzenie i zapamiętać dokonane wcześniej wybory, na przykład preferowany język. Pliki cookie nie zawierają wirusów ani szkodliwego oprogramowania.
Każdy plik cookie ma określony czas przechowywania, po którym jest automatycznie usuwany – czas ten może się różnić w zależności od rodzaju pliku. Przy każdej wizycie na stronie pliki cookie są automatycznie odnawiane. Cookie nie umożliwia identyfikacji Twojej tożsamości – nie wie, jak się nazywasz, gdzie mieszkasz ani kto korzysta z Twojego komputera. Jeśli jednak podasz dane osobowe na stronie, plik cookie może zostać użyty do ich zapamiętania przy kolejnych wizytach.
Pliki cookie umieszczamy na Twoim urządzeniu w momencie odwiedzin naszej strony internetowej. Zanim to nastąpi, prosimy o Twoją zgodę. Wyjątkiem są pliki cookie niezbędne do prawidłowego działania strony i jej podstawowych funkcji – te mogą być stosowane bez uprzedniej zgody. W ramach procesu wyrażania zgody poinformujemy Cię również o celach i sposobach wykorzystania plików cookie.
Pamiętaj, że usunięcie lub zablokowanie plików cookie może wpłynąć na sposób wyświetlania reklam – mogą one być mniej dopasowane do Twoich zainteresowań i pojawiać się częściej. Dodatkowo może to wpłynąć na funkcjonowanie strony – niektóre elementy mogą działać nieprawidłowo lub stać się niedostępne.
Jeśli z jednego urządzenia korzysta kilka osób lub używasz różnych przeglądarek, pamiętaj, że ustawienia dotyczące plików cookie mogą się różnić w zależności od użytkownika i przeglądarki. Dodatkowo, jeśli korzystasz z naszej strony na różnych urządzeniach, preferencje muszą być ustawione osobno na każdym z nich.
Kiedy rezerwujesz podróż, na przykład za pośrednictwem strony internetowej lub kontaktując się z nami bezpośrednio – przetwarzamy określone dane osobowe, aby móc dostarczyć Ci zamówione usługi.
Dokładamy wszelkich starań, aby przetwarzane przez nas dane były zawsze poprawne i aktualne. Dlatego prosimy, abyś informował nas o wszelkich zmianach w przekazanych wcześniej informacjach. Dzięki temu możemy zapewnić najwyższą jakość obsługi.
Dane osobowe przetwarzane w związku z Twoją relacją jako klienta przechowujemy zasadniczo przez 3 lata od jej zakończenia. W niektórych przypadkach, na przykład w razie sporów, dane mogą być przechowywane dłużej – wyłącznie w celu udokumentowania historii współpracy. Dane dotyczące faktur przechowujemy przez jeden rok obrotowy plus 5 lat, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz § 10 ustawy o rachunkowości.
Jako nasz klient przekazujesz nam określone dane osobowe, które przetwarzamy w celu realizacji naszych zobowiązań wobec Ciebie – w szczególności, aby zapewnić Ci zamówioną podróż oraz inne produkty i usługi, takie jak ubezpieczenie turystyczne czy transfery.
Zakres przetwarzanych danych obejmuje między innymi:
– dane kontaktowe (imię, drugie imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail oraz ewentualnie stanowisko),
– numer klienta,
– dane dotyczące płatności,
– numery kart lojalnościowych,
– informacje o członkostwie w programach partnerskich,
– historię zamówionych przez Ciebie usług.
Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – są one niezbędne do wykonania umowy zawartej z Tobą. W sytuacjach, gdy podróż została zamówiona przez inną osobę lub dane są przetwarzane w ramach bieżącej obsługi klienta (np. prowadzenia rejestrów, sporządzania statystyk), podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu sprawnego funkcjonowania firmy.
Jeśli w związku z Twoją podróżą konieczne jest uzyskanie wizy, możemy poprosić o dodatkowe dane osobowe niezbędne do jej zamówienia. Może to obejmować:
– paszport lub jego kopię (wraz z numerem CPR, jeśli jest zawarty w dokumencie),
– dane kontaktowe osób najbliższych,
– informacje dotyczące celu podróży,
– Twoje obywatelstwo.
Dane te przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ są one niezbędne do realizacji umowy w zakresie pośrednictwa wizowego. W przypadkach, gdy nie zawarłeś takiej umowy osobiście, podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeśli do realizacji usługi wymagane jest przekazanie paszportu lub jego kopii, poprosimy Cię o zgodę – w takim przypadku przetwarzanie odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz §11 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, ponieważ numer CPR widoczny w paszporcie jest traktowany jako szczególna kategoria danych.
W przypadku rezerwacji podróży o charakterze sportowym lub aktywnościowym, może zaistnieć potrzeba zebrania dodatkowych informacji, które są niezbędne do realizacji zamówionych usług lub dostarczenia odpowiedniego sprzętu. Dotyczy to na przykład danych takich jak: rozmiar odzieży i obuwia, wzrost czy waga.
Informacje te mogą być potrzebne, jeśli na miejscu mamy zapewnić Ci specjalistyczny sprzęt – np. narty, rower, sprzęt do nurkowania – albo gdy organizator danej aktywności potrzebuje ich do sprawnej organizacji wydarzenia, takiego jak wycieczka helikopterowa, skok na bungee czy inna forma aktywnego wypoczynku.
Dane te przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ są one niezbędne do wykonania umowy i realizacji zamówionej usługi. W sytuacji, gdy rezerwacja została dokonana przez osobę trzecią, podstawą przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jako nasz klient masz zawsze możliwość skontaktowania się z nami w przypadku pytań, problemów lub reklamacji związanych z podróżą.
Dane osobowe, które nam wówczas przekazujesz, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu realizacji naszych zobowiązań umownych wobec Ciebie – oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego uzasadnionego interesu w zapewnieniu sprawnej obsługi i funkcjonowania firmy. W niektórych przypadkach, gdy przetwarzanie dotyczy szczególnych kategorii danych (np. informacji zdrowotnych), podstawą jest również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
Dane te wykorzystujemy, aby odpowiednio zareagować na Twoje zgłoszenie i zapewnić należytą realizację usług. Mogą być one również potrzebne do ochrony naszych interesów prawnych – na przykład w sytuacjach spornych, gdzie stanowią element dokumentacji naszej relacji z klientem.
W ramach współpracy z naszymi dostawcami i partnerami mogą być wyznaczone osoby odpowiedzialne za kontakt lub zaangażowane w realizację wspólnych działań. Często są to pracownicy firm, z którymi współpracujemy. Jeżeli jesteś jedną z takich osób, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe.
Dane te przetwarzamy w celu realizacji umowy zawartej z dostawcą lub partnerem, z którym jesteś powiązany, a także – w razie potrzeby – w celu wywiązania się z naszych zobowiązań wobec klientów. Przetwarzamy głównie podstawowe dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail oraz inne informacje niezbędne do komunikacji. Możemy również przetwarzać treść korespondencji prowadzonej w ramach współpracy, w tym wiadomości e-mail.
Dane te pozyskujemy zazwyczaj bezpośrednio od Ciebie lub od innej osoby ze strony dostawcy bądź partnera.
Jeśli jesteś bezpośrednią stroną umowy, podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy. W pozostałych przypadkach dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego uzasadnionego interesu polegającego na możliwości realizacji umowy i sprawnej komunikacji w ramach codziennej działalności.
Dane te są standardowo usuwane po upływie 3 lat od zakończenia współpracy. W uzasadnionych przypadkach – na przykład w razie sporu – możemy przechowywać je dłużej, aby mieć możliwość udokumentowania przebiegu współpracy aż do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane dotyczące faktur przechowujemy zgodnie z obowiązującymi przepisami – przez rok obrotowy plus 5 lat – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz § 10 ustawy o rachunkowości.
Gdy odwiedzasz nasz profil lub stronę w mediach społecznościowych (np. na Facebooku, Instagramie czy LinkedIn), wspólnie z dostawcą danej platformy ponosimy odpowiedzialność za przetwarzanie Twoich danych osobowych w związku z aktywnością na naszym profilu. Oznacza to, że zarówno my, jak i właściciel platformy społecznościowej, jesteśmy administratorami danych – każdy w zakresie swojej odpowiedzialności.
Należy pamiętać, że dostawca platformy przetwarza dane o Tobie zawsze, gdy odwiedzasz nasz profil lub wchodzisz z nim w interakcję – nawet jeśli nie posiadasz własnego konta na danym portalu. Do najczęściej przetwarzanych informacji należą:
• dane udostępnione na Twoim profilu,
• informacje o tym, że „lubisz” lub reagujesz na nasze treści,
• komentarze i inne reakcje pod naszymi postami,
• dane dotyczące samej wizyty na naszym profilu.
Naszym celem korzystania z mediów społecznościowych jest budowanie kontaktu z obecnymi i potencjalnymi klientami, prowadzenie działań marketingowych oraz doskonalenie naszych produktów i usług. W tym celu korzystamy m.in. ze statystyk i analiz udostępnianych przez daną platformę, które pokazują zachowania użytkowników odwiedzających nasz profil.
Z kolei dostawcy mediów społecznościowych przetwarzają dane osobowe użytkowników m.in. w celu:
• tworzenia statystyk na podstawie odwiedzin i aktywności,
• optymalizacji własnych systemów reklamowych,
• wyświetlania spersonalizowanych reklam,
• dostosowywania treści na profilach.
Należy pamiętać, że dostawcy tacy jak Meta (Facebook i Instagram) czy LinkedIn mogą przekazywać dane podmiotom trzecim, takim jak partnerzy reklamowi, firmy analityczne czy naukowcy, a także przesyłać je do krajów spoza UE/EOG.
Więcej informacji na temat tego, jak dostawcy mediów społecznościowych przetwarzają Twoje dane, znajdziesz tutaj:
Pamiętaj, że zawsze możesz usunąć swoje komentarze i wpisy, jeśli nie chcesz, aby były one dalej widoczne na naszym profilu.
Podstawą przetwarzania danych w tym kontekście jest nasz uzasadniony interes, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Obejmuje on działania marketingowe, komunikację z obecnymi i potencjalnymi klientami za pośrednictwem mediów społecznościowych oraz dążenie do stałego doskonalenia naszych produktów i usług.
Gdy otrzymujesz od nas materiały marketingowe drogą elektroniczną lub bierzesz udział w konkursach, przetwarzamy Twoje dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail. Możemy również przetwarzać informacje o Twoich preferencjach dotyczących treści marketingowych, a także dane dotyczące Twojej interakcji z naszymi materiałami – na przykład, czy otworzyłeś wiadomość, czy ją przeczytałeś, które linki kliknąłeś oraz inne informacje, które nam dobrowolnie przekazujesz.
Dane te wykorzystujemy, aby promować naszą firmę i oferowane przez nas produkty, a także do zarządzania konkursami – w tym m.in. do wyboru zwycięzców i kontaktu z uczestnikami. Informacje o Twoich preferencjach i sposobie korzystania z naszych materiałów marketingowych pomagają nam lepiej zrozumieć, jak odbierasz nasze treści, i umożliwiają stałe doskonalenie, personalizację i optymalizację naszych działań marketingowych.
Wysyłamy Ci materiały promocyjne wyłącznie za pośrednictwem e-maila, SMS-a lub innych kanałów elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o marketingu. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym celu jest Twoja zgoda – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dane związane z marketingiem elektronicznym przechowujemy do momentu, w którym zrezygnujesz z jego otrzymywania. Jeśli wziąłeś udział w konkursie, ale nie zapisałeś się na nasze materiały marketingowe, Twoje dane przechowujemy wyłącznie przez czas niezbędny do przeprowadzenia konkursu i ewentualnej późniejszej weryfikacji jego przebiegu.
Pracownicy Flamingo Tours oraz członkowie ich najbliższej rodziny nie mogą brać udziału w konkursach.
Jeśli dostawca nie będzie w stanie dostarczyć nagrody bezpośrednio na wskazany adres, uczestnik zobowiązany jest odebrać przesyłkę z wyznaczonego punktu odbioru.
Udział w konkursie jest równoznaczny z akceptacją powyższych warunków.
Podczas wizyty w naszym biurze możesz zostać objęty monitoringiem wizyjnym. Informacja o tym znajduje się na wyraźnym oznakowaniu we wszystkich monitorowanych strefach.
Nagrania z kamer są przechowywane w bezpieczny sposób i odtwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne – na przykład w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa lub incydentu związanego z bezpieczeństwem. Dostęp do nagrań mają jedynie osoby, które posiadają uzasadnioną służbową potrzebę ich przeglądania.
W razie potrzeby nagrania mogą zostać przekazane policji. Co do zasady, są one usuwane po 30 dniach, chyba że zachodzi konieczność ich dłuższego przechowywania w związku z konkretnym zdarzeniem – np. postępowaniem wyjaśniającym lub dochodzeniem w sprawie przestępstwa.
Podstawą prawną przetwarzania danych z monitoringu jest nasz uzasadniony interes wynikający z potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz § 8 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych.
Wybierając nas jako swoje biuro podróży, masz możliwość skorzystania z tzw. kwalifikowanej oferty. Jest to specjalna forma oferty, w ramach której dokonujemy wstępnej rezerwacji wybranej przez Ciebie podróży. Dzięki temu możesz zarezerwować miejsce na maksymalnie trzy dni, zanim podejmiesz ostateczną decyzję, czy chcesz wykupić bilet, czy zrezygnować z rezerwacji.
Aby przygotować kwalifikowaną ofertę, przekazujemy Twoje dane oraz szczegóły dotyczące podróży do systemu rezerwacyjnego GDS (Global Distribution System), który realizuje wstępną rezerwację u odpowiednich dostawców – np. linii lotniczych, hoteli czy operatorów turystycznych.
Ponieważ w tym procesie dane przekazywane są do kilku niezależnych administratorów (najpierw do GDS, a następnie do konkretnych usługodawców), może się zdarzyć, że Twoje dane będą przez nich przechowywane nawet po anulowaniu oferty.
Od czasu do czasu może zaistnieć konieczność zaktualizowania niniejszej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych. Dlatego zachęcamy do regularnego sprawdzania, czy pojawiły się nowe wersje. Wszystkie aktualizacje publikujemy na naszej stronie internetowej: www.flamingotours.pl.
Ostatnia aktualizacja: lipiec 2023
